Akene Conseil

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Akène Conseil vous accompagne dans l’organisation logistique de vos événements en vous proposant des solutions sur-mesure : site web dédié à l’événement avec formulaire d’inscription, campagnes d’emailing, interface pour la gestion logistique de vos invités, application mobile d’accueil sur site.

Fort d’une expérience terrain de plus de 10 ans en direction logistique, nous avons développé des outils optimisés pour répondre aux besoins spécifiques des organisateurs d’événement.

Les solutions Akène Conseil sont adaptées à tout type d’événement (corporate, grand public ou institutionnel…) et à tous les publics (interne, actionnaires, clients, partenaires, journalistes ou leaders d’opinion…).

Full responsive, nos solutions s’adaptent à tous les écrans (smartphone, tablette, ordinateur) et privilégient un webdesign moderne.

 

NOS SOLUTIONS ÉVÉNEMENTIELLES

 

 

Solution d'inscription

Le site web dédié est l’outil incontournable pour présenter et promouvoir votre événement (mot de bienvenue, programme, informations pratiques…). Le formulaire d’inscription intégré sur le site permet à vos invités de s’inscrire en ligne. Toutes les informations concernant les participants sont enregistrées dans une base de données et accessibles en temps réel aux organisateurs via une interface intuitive.
 

  • Site personnalisé aux couleurs de l’événement.
  • Nom de domaine dédié.
  • Site multilingue.
  • Insertion d’images, de vidéos ou de documents à télécharger.
  • Formulaire d’inscription avec champs paramétrables (gestion des quotas, du partage de chambre, des catégories d’invités…).
  • Module de paiement sécurisé en ligne, intégrable dans le formulaire d’inscription.
Découvrez un exemple de site d'inscription !
 

 

Solutions d'invitation et de gestion logistique

L’ensemble des informations relatives aux participants est accessible à distance via une interface simple d’utilisation et personnalisée pour s'adapter aux spécificités de votre événement. Si besoin nous vous accompagnons dans l’élaboration de votre cahier des charges.
 

Les fonctionnalités de l’interface :
  • Accès sécurisé aux données des participants via le web (pour consulter, modifier, ajouter…).
  • Envoi d’emails personnalisés avec une adresse dédiée à l’événement. Création des maquettes d’emails en fonction de vos besoins et gestion des campagnes d’emailing directement depuis l’interface (save the date, invitation, relance, confirmation, remerciement…).
  • Gestion logistique simplifiée des invités. En un clin d’œil vous visualisez toutes les informations relatives à l’hébergement, au transport, aux transferts, aux ateliers ou activités des personnes inscrites. L’interface s’appuie sur le logiciel FileMaker ce qui permet de remplacer les nombreuses feuilles de calcul Excel par une seule fiche centralisant toutes les données du participant !
  • Impressions de rapports en Excel ou d’états en PDF (tous les inscrits ou recherche par critère). Export des rooming-lists, des plans de transport, des inscriptions aux ateliers…
 
 

Solution d'accueil

L’application mobile Akène Conseil ScanList vous permet d’accueillir vos invités rapidement et simplement le jour J.

Comment ça fonctionne ?
Un QR code est intégré au mail de confirmation envoyé à chaque participant. Ce QR code est spécifique à chaque inscrit. La lecture du QR code s’effectue à l’accueil de l’événement grâce à un smartphone ou à une tablette (sous IOS ou Androïd).
 


Les avantages de cette solution ?
  • Un accueil rapide et sécurisé.
  • Un suivi en temps réel (statistiques de présence).
  • Idéal en cas d’évènements se déroulant sur différents sites grâce à la synchronisation des données via le web.
  • Fonctionnement offline possible de l’application.
 

À PROPOS D'AKÈNE CONSEIL


Le conseil

Akène Conseil vous accompagne à chaque étape de votre projet événementiel, de l’élaboration du cahier des charges à l’accueil sur site des invités en passant par le choix des solutions et le suivi durant la phase de préparation.

Le sur-mesure

Après une phase d'analyse de vos besoins, les solutions Akène Conseil sont adaptées pour répondre aux spécificités de votre événement. Le site web et l’interface de gestion logistique sont personnalisés en fonction du cahier des charges.

 

L’expertise FileMaker

FileMaker est un logiciel très performant qui permet de concevoir et de partager des bases de données.

Les avantages de FileMaker :
  • Centralisation des informations sur une seule et même page. Plus besoin de nombreuses feuilles de calcul Excel !
  • Connections simultanées de plusieurs utilisateurs pour visualiser et travailler sur la même base de données.
  • Back-Office évolutif. De nouveaux modules peuvent être développés au niveau de l’interface de gestion pour répondre aux besoins spécifiques d’un client.
  • Protection des données utilisateurs. FileMaker offre un niveau de sécurité optimal et permet de répondre aux cahiers des charges les plus exigeants.
  • Système de back-up pour la récupération de données perdues ou détruites.
 
L’interface de gestion logistique des invités s’appuie sur ce logiciel. Les utilisateurs accèdent à cette interface via le web et bénéficient ainsi des fonctionnalités principales de FileMaker sans qu’il soit nécessaire d’installer le logiciel sur leurs ordinateurs.
 


Ils ont déjà expérimenté les solutions Akène Conseil !

Altavia, Bolloré, Coca-Cola, Crédit Agricole, Danone, DS Automobiles, Evian, Havas Event, Hopscotch Event, Into the Wild, Lever de Rideau, Live! By GL Events, L’Oréal, Manifestory, One Touch, Opel, ORPI, Pôle Emploi, RATP, Renault, With Up Com…

Et vous ?

POUR NOUS CONTACTER



 

Akène Conseil
4 place Saint Germain des Longs Près
92100 Boulogne-Billancourt

+33 9 81 72 85 98